www.eprace.edu.pl » franchising » Podział funkcji zarządzania ludźmi w grupie kapitałowej » Funkcje zarządzania ludźmi

Funkcje zarządzania ludźmi

Termin funkcja oznacza czynność, działanie; rola, zadanie; stanowisko, praca, obowiązek. To także relacja, czyli stosunek, który zachodzi między elementami jednego zbioru (kadra kierownicza) a elementami drugiego (podwładni)11.

Wiele funkcjonujących definicji zarządzania wymienia zadania, które stoją przed kadrą kierowniczą. Przez zarządzanie rozumiemy wszystkie podejmowane decyzje, które mają za przedmiot wybór12:

Zarządzanie jest zatem zestawem działań, które obejmują planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie czyli kierowanie ludźmi i kontrolowanie. Działania takie są skierowane na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne) i wykonywane są z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.

Zarządzanie obejmuje następujące funkcje:

Literatura przedmiotu, a także praktyka dnia codziennego sprawiają, iż możemy wymienić kilka zasad kierowania pracą zespołu, które znajdują odbicie w działalności kadry kierowniczej i przekładają się na sprawowane przez nią funkcje. Te zasady to oczywiście funkcje kierowania i zadania stojące przed kadrą kierowniczą:

Kierowanie to ciągła praca z ludźmi. By wykonać swą pracę skutecznie, kadra kierownicza musi umiejętnie motywować swych pracowników, dyscyplinować ich, czy wreszcie skutecznie delegować uprawnienia w ramach kompetencji poszczególnych pracowników. Motywowanie ma bardzo ważne znaczenie w pracy każdego przedsiębiorstwa.

Motywowanie jest działaniem, które powoduje, iż ludzie zachowują się w określony sposób. Natomiast motywacja to stan gotowości człowieka do podjęcia określonego działania13. Nauki psychologiczne wyróżniają trzy podejścia do motywacji:

    1. podejście behawioralne mówi o tym, że człowiek zachowuje się tak, jak determinują go czynniki zewnętrzne. Opiera się na założeniu, że reakcje człowieka są odpowiedzią na dodatnie i ujemne bodźce z otoczenia. Bodźce dodatnie nazywa się nagrodami, ujemne karami. Nagradzane zachowania ulegają utrwaleniu, karane osłabieniu i eliminacji,

    2. podejście psychodynamiczne koncentruje się na wewnętrznych wyznacznikach zachowania człowieka, na jego potrzebach i emocjach. Według teorii, bodźce zewnętrzne dopiero po obróbce w każdym z nas nabierają charakteru motywacyjnego. Najbardziej znaną opracował amerykański psycholog Abraham Maslow. Wyróżnił on pięć podstawowych potrzeb, które są zaspokajane po kolei. Maslow podkreśla, iż zaspokojenie potrzeb umiejscowionych najniżej jest warunkiem koniecznym do aktywizacji potrzeb wyższych. Niezaspokojone potrzeby niższe dominują i zwyciężają w konflikcie z niezastąpionymi następnymi. Najważniejszym wnioskiem do realizacji dla kadry kierowniczej z teorii Maslowa jest fakt, iż motywatorami ludzkiego działania są potrzeby niezaspokojone. Podkreślić należy, iż badania nad ludzkimi potrzebami są podstawą do budowania wielu organizacyjnych systemów motywowania; podejście poznawcze zwraca uwagę na rolę informacji jako czynnika motywującego. Według zwolenników tego podejścia zakres i struktura posiadanych przez człowieka informacji o rzeczywistości, tworzących sieć poznawczą, decydują o jego zachowaniu. Informacje pochodzące z zewnątrz, a generowane i przetwarzane wewnątrz jednostki podczas całego życia kształtują ową sieć. Im bardziej człowiek głodny informacji, tym bardziej chęć ich posiadania determinuje jego działania. Umiejętność motywowania podległych sobie ludzi przez kadrę kierowniczą należy do jednej z najważniejszych funkcji sprawnego aparatu administrowania. W sprzedaży wszelkiego rodzaju usług, gdzie dany pracownik ma osiągnąć założone cele osobiste i grupowe, motywacja jest szczególnie ważna. Każdy dobry menedżer musi pamiętać, iż dobre motywowanie zawiera się w kilku ważnych aspektach14:

    3. motywacja powstaje w efekcie dobrego przywództwa. Ludzie chcą pracować dla dobrego szefa. Kadra kierownicza musi poruszyć wyobraźnię podległych sobie ludzi. Jeśli pion kierowniczy straci szacunek, straci motywację swych podwładnych do dobrego działania,

    4. nie ma jednej teorii ludzkiej motywacji. Można powiedzieć, że jest ich tyle ilu jest dobrych psychologów. Nie oznacza to, że mnogość teorii wypacza je z sensu, a jedynie, że każdy powinien wyciągać własne wnioski i działać w oparciu o własne przekonania. Najlepszym nauczycielem motywowania podwładnych jest słuchanie ich i chęć zrozumienia ich jako ludzi, a nie tylko jako pracowników; motywacja jest czymś, co ma związek z kadrą kierowniczą. Motywowanie nie polega na tym, żeby mówić ludziom, czego się od nich chce, ale żeby chcieli tego samego co ich pion kierowniczy. W sprzedaży produktów wszelkiego typu ma to szczególne znaczenie, gdyż nie zależy od tego, co się robi, ale od tego, w jaki sposób,

    5. motywacja ma swe źródło we własnych przekonaniach i entuzjazmie. Personel oczekuje od kadry kierowniczej tego, iż to ona będzie ona nadawała ton pracy. Jeżeli kadra kierownicza wierzy w swe cele, w firmę i produkty, to pracownicy też będą w to wierzyć. Jeśli nie – pion kierowniczy nie będzie w stanie ich zmotywować.

By skutecznie wykonywać funkcje kontrolne, kadra kierownicza musi dyscyplinować swoich pracowników. Niektóre opinie mówią, że ludzie są leniwi, pracują, bo muszą i kiedy tylko jest to możliwe robią wszystko, aby pracy uniknąć. Taka postawa jest oczywiście sprzeczna z punktu widzenia nadzoru, którego celem jest aktywizacja podwładnych do pracy. Ponadto dyscyplinowanie ma funkcję motywacyjną. Brak dyscypliny prowadzi do spadku morale. Funkcjonuje kilka zasad dotyczących dyscypliny, których wprowadzenie i przestrzeganie należy do podstawowych zadań kierownika. Podwładni muszą wiedzieć, jakiego standardu pracy i jakich zachowań się od nich oczekuje. Wszelkie naruszenia takich zachowań winny być eliminowane, kadra kierownicza winna też zażądać wyjaśnień przyczyn takiego zachowania. Środki dyscypliny winny być dostosowane do popełnionego przez pracownika naruszenia15. Każdy kierownik musi wiedzieć, iż nie należy się obawiać dyscyplinowania, nie należy jednak dyscyplinować niepotrzebnie.

Bardzo ważnym narzędziem, które jest wykorzystywane przez pion kierowniczy w pracy z zespołem, jest delegowanie uprawnień. Delegowanie polega na przekazywaniu pracownikowi całości lub części odpowiedzialności za wykonanie zadania. Jest to przekazanie obowiązków, ale też uprawnień do wykonywania pewnych czynności lub podejmowania określonych decyzji. Stosowanie delegowania jest ważne, gdyż:

Kadra kierownicza winna powierzać swym pracownikom jak najwięcej zadań. Sam proces delegowania zaczyna się od jasnego przedstawienia pożądanych rezultatów, przekazania co ma być zrobione bez większego wgłębiania się w sposób ich wykonania. Określa się granice, w których pracownik może się poruszać, tzn. czy ma czekać na polecenie, czy może prosić o pomoc lub czy ma przedstawić raport i kiedy. Dla zrealizowania zadania, pion kierowniczy winien zapewnić pracownikowi jak najwięcej czasu, dostęp do potrzebnych zasobów informacji, a także to, by pracownik nie czuł się pozostawiony sam sobie, bez potrzebnych mu środków. Należy także ustalić czas i miejsce, w którym zostanie przedstawiona ocena całościowa problemu, pracownik musi mieć szansę na to, by przedstawić wyniki swej pracy.

Pion kierowniczy spełnia bardzo ważne role, można je podzielić na trzy kategorie16.

I kategoria

Rola interpersonalna, czyli taka, gdzie przewidziano kontakty z innymi ludźmi. Kadra kierownicza występuje często w roli reprezentanta organizacji na zewnątrz, w czasie różnych konferencji, bankietów lub innych spotkań biznesowych o charakterze mniej lub bardziej formalnym. Rola reprezentanta dotyczy również wnętrza firmy, ponieważ szef uczestniczy w spotkaniach pracowników lub ich uroczystościach rodzinnych. Kolejna rola, jaką spełniają współcześni menedżerowie, to rola przywódcy. Rola ta polega na wytyczaniu celów, szkoleniu i mobilizacji zespołu do osiągania jak najlepszych wyników do skutecznego funkcjonowania. Natomiast rola łącznika polega na inicjowaniu i organizowaniu, a w dalszej kolejności koordynowaniu kontaktów międzyludzkich, międzygrupowych, a także międzyorganizacyjnych.

II kategoria

Rola informacyjna daje każdemu menedżerowi strategiczną pozycję z punktu widzenia gromadzenia i upowszechniania informacji. Menedżer może pełnić rolę obserwatora (monitora). Rola ta polega na przeszukiwaniu otoczenia i wnętrza organizacji w celu pozyskania informacji. Pion kierowniczy prowadzi częste rozmowy ze swymi podwładnymi, w ten sposób chce zdobyć potrzebne mu informacje. Informacja jest jednym z najbardziej skutecznych narzędzi zarządzania. Bardzo ważną funkcją spełnianą przez menedżerów jest rozdzielanie informacji (propagowanie). Funkcja ta polega na przekazywaniu innym pracownikom wszelkich wiadomości z życia organizacji i zmianach, jakie w niej zachodzą, wiadomości o ruchach konkurencji. Ponadto menedżer jest też rzecznikiem, który przekazuje informacje na zewnątrz organizacji. Jest to jeden z elementów public relations 17.

III kategoria

Rola decyzyjna. Menedżer musi być przedsiębiorcą, zatem musi wprowadzać innowacje, potrafi przekonać do innych, nie boi się podjąć ryzyka. Kadra kierownicza musi dbać o to, by nie dochodziło do zakłóceń, gdyż one nie są wywoływane przez kierownika, ale przez otoczenie. Każda firma posiada ograniczone zasoby, dlatego też menedżer jest dysponentem tych zasobów, to on określa, jakie środki są potrzebne do osiągnięcia określonych celów, kto powinien się zająć rozwiązaniem konkretnego problemu czy wyzwania. Następną rolą, także decyzyjną jest rola negocjatora w kontaktach z innymi przedsiębiorstwami. Menedżer w takiej sytuacji jest negocjatorem, który dba o interesy, jest przedstawicielem organizacji, w której pracuje.

Dobry menedżer w dzisiejszych czasach wtapia się w grupę podwładnych, oddaje pracownikom część odpowiedzialności za swoją pracę i przekazuje niezbędną do tego władzę. Taka sytuacja powoduje, iż możemy wyróżnić sześć ról, które winien spełniać każdy kierownik będący jednocześnie członkiem zespołu. Do ról kierownika zaliczamy:

Dobry menedżer zachowuje równowagę w pracy z zespołem, splatając umiejętnie trzy przenikające się funkcje, które są jednocześnie obowiązkami wynikającymi z potrzeby zachowania ciągłości istnienia, a także rozwoju grupy18.

Do funkcji tych należą:

  1. wykonywanie zadań oznacza realizowanie celów organizacji. Ma to niezwykle ważne znaczenie z punktu widzenia zarządu, który rozlicza głównie kierownika z wyników. Pomyślna realizacja zadań oznacza:

    1. sukces przedsiębiorstwa i kierownika, który jest zauważony przez jego przełożonych,

    2. budowanie i utrzymanie zespołu oznacza realizację celów grupy. Łączy się to z zapewnieniem odpowiednich stosunków interpersonalnych między członkami zespołu, zapewnienie odpowiedniego poziomu zatrudnienia, integrację. Osiągnięcie sukcesu kierownika zauważone jest przez członków grupy i przekłada się bezpośrednio na wykonanie zadań,

    3. wspomaganie rozwoju jednostki pomaga realizować cele indywidualne.

Kadra kierownicza w codziennej pracy jest dla pracownika wsparciem, trenerem, a także kontrolerem jego poczynań. Głównym elementem pracy menedżera z poszczególnymi pracownikami jest coaching. Sukcesem pionu kierowniczego jest wzrost efektywności każdego z pracowników, co automatycznie zwiększa ich wewnętrzną motywację i chęć pracy w zespole, pomaga też realizować cele grupy, co jest jedną z najważniejszych funkcji w zarządzaniu.



komentarze

Copyright © 2008-2010 EPrace oraz autorzy prac.